そんなマネジメントや組織作りで悩まれている
院長やオーナーに向けて、
今回、日本訪問マッサージ協会では、
最強のチームを作る為の“院内ルールブック”を
ご用意させて頂きました!
この“院内ルールブック”を手に取ることであなたは、
・スタッフの行動基準や価値観の統一化
・院長・オーナー不在で現場が回る仕組み
・売上・業績の向上
・院長・オーナーの時間確保
といった変化を手に入れることが出来ます。
就業規則を用意している治療院は多いと思いますが、それとは別に院内ルールブックを備えている治療院は少ないのが現状でしょう。
院内ルールブックとは、価値観や判断・行動に統一性を持たせることを目的に、“理念”や“ミッション”といった、治療院が本来持つべき価値観を明文化し、判断の拠り所となる“基準”を定めたものです。
言うなればそれは、「院長の想いを詰め込んだ業務の解説書」。
どの様に行動するのが正しいのか、
どの様に判断するのが正しいのか。
あなたのスタッフが判断に迷う時には、
院内ルールブックを見るだけで、
その答えを知ることが出来るのです。
もし、あなたが、
・自分ばかりが忙しく現場から離れられない
・自分の想いがスタッフに上手く伝わらない
・スタッフが思ったように動いてくれない
・何度も同じことを注意している
・無駄なやり取りばかりで生産性がない
といったお悩みを抱えているのであれば、
それらの多くは、あなたが正しい判断基準や
価値観を明示していないことに起因するのです。
院内ルールブックで示すべきは院長やオーナーの“価値観”です。つまり、それらを示すべきは他でもなく“あなた”だという事です。
本来、誰でも行えるような事務作業は誰かに任せ、そうしたルール作りに勤しむことが院長やオーナーの仕事です。
とはいえ、限りあるリソースの中では、そうした事務作業を投げ出して、仕組みを作る時間を設けることが難しいという方も居るでしょう。
周りのスタッフには任せられないからと、
自分ばかりが忙しくなってしまっている方も多いでしょう。
どんな内容にすれば良いのか、何から手を付ければ良いのか、
からないからこそ手が止まってしまうという方も居るでしょう。
ですが、その状況とは必ず、
どこかで区切りを付けなくてはなりません。
そしてそれは、ルールが浸透するまでの時間を考えればこそ、
1分一秒でも早いほど良いのです。
院長の想いを明文化し、治療院運営に関わるスタッフ全員の思考、行動、判断基準の統一を図ることが一番の狙いです。
スタッフ数名程度の小さな治療院の場合、院長の想いや価値観が元に成り立っています。
しかし、想いや価値観といったものは目に見えないことの方が多いですし、院長自身が自分の価値観を“見える化”していることも少ないのが現状です。
そのため、現場で働くスタッフは、
何が正解なのかがわからないので、
院長の想いや価値観と違った行動を取るようになる。
しかし、院長の想いや価値観が言語化され、
目に見えるものになっていれば、
現場で働くスタッフたちは何が正解なのかがわかるようになります。
その結果、間違った行動を取りにくく、
院長のあなたと同じように考え、判断し、行動できるようになるのです。
つまり、あなたの治療院において 「判断に迷ったら院内ルールブックに答えがある」というモノを用意しなければならないのです。
また、治療院経営はよく“山登り”に例えられます。
売上・利益という“山”を目前に、どんな装備で、どんなルートで、どんな組織で登山へ挑戦するかによってその結果は変わります。
ですが、あなたの治療院にもし、院内ルールブックが無いのだとしたら・・・、あなたの治療院経営は確実に遭難してしまうことでしょう。
なぜなら、
何の基準もルールもない形ばかりの治療院は、
・装備は適当
・目指すべき指針もルートも無い
・スタッフの価値観や行動がバラバラ
スタッフによっては、登る山の見当すらもついていません。
適切な装備とルートかつ、統一化されたチームで挑んでこそ、
過酷な山の頂に到達できるのです。
だからこそ、ルールのない治療院には、
この“院内ルールブック“を今すぐ手に取って欲しい。
これを手にすることで、
・スタッフの行動基準や価値観の統一化
・院長・オーナー不在で現場が回る仕組み
・売上・業績の向上
・院長・オーナーの時間確保
などを一挙に、そして即座に手に入れることが出来るからです。
院長の想いや価値観を言語化したのが院内ルールブックです。
つまり、これがあなたの治療院で働く上での基準になるのです。
多くの治療院は、
院長の想いや価値観を言語化していないので、
そこで働くスタッフはどう行動するのが正しいのかわからないのです。
その結果、院長の考えとは違った行動を取り、
ミスやトラブルの原因に繋がるのです。
しかし、院内ルールブックがあれば、
現場で働く誰もが
どんな行動を取るのが正しいのかわかるようになります。
仕事で困った時や迷った時には院内ルールブックを見れば、
すぐに正しい判断や行動が取れるようになります。
院内ルールブックがあることで、
院長と現場スタッフたちが
同じ想いや価値観を共有して動けるようになります。
業務に関する何かを聞かれたら、あなたは、
「これを読めば分かるよ」
と言うだけで良いのです。
やるべきこと、やってはいけないこと。
業務に関わることのすべてが一つに纏められているので、
スタッフはこの院内ルールブックを見ることで、
院長やオーナーの望む正しい行動が分かるようになります。
すると次第に、
(これに全部書いてあるから、聞く必要はないな)
と自己の判断で物事を進めていけるようになります。
無駄な質問やコミュニケーションが減ることで、
スタッフ一人ひとりの生産性が上がり、
現場があなた不在でも回るようになるのです。
院長がスタッフに対して感じるイライラの原因は、
大半が院長の想いや価値観の理解不足にあります。
院長、スタッフどちらが
「正しい・正しくない」ということではなく、
そもそも価値観が合っていないだけなのです。
しかし、院内ルールブックがあることで、
院長とスタッフの価値観のズレが大幅に減少します。
なぜなら、院長の想いや価値観が明確に言語化されているので、
スタッフは院長から言われなくても正しい行動を取ることができるのです。
そのため、院長はスタッフに対して、
「言ったことが通じない…」
「何度言っても伝わらない…」
「言ったことと違う行動を取る…」
というイライラがなくなり、ストレスは大幅に減るのです。
例えば、当院ではスタッフに指示することがほとんどありません。
なぜなら、院内ルールブックの中の価値観を表記する項目の中に、
「出来る方法を考えて行動する」というのがあるからです。
当院で働くスタッフはこの価値観を理解しているので、
言われなくても自分で考えて行動するようになります。
なので、院長が指示を出さなくても
「院の売上を上げるには、どうすればいいのか?」
「今期の目標を達成するにはどうしたらいいのか?」
「どうすればよりよくなるのか?」
と、自分たちで考えて実行してくれるようになります。
院内ルールブックを正しく運用することで、まず間違いなく、
あなたの治療院では売上や業績が向上します。
それは、あなたが示した価値観と判断基準に基づいた行動を、
スタッフが率先して行うようになり、
普段の無駄なコミュニケーションが減ることで
業務効率が格段に上がるからです。
何よりもあなたが現場から離れることでより経営に専念できるようになり、
売上を上げるための施策や仕組みを作る為の時間を手にすることが出来るのです。
院長の想いや価値観を言語化したのが院内ルールブックです。
つまり、これがあなたの治療院で働く上での基準になるのです。
多くの治療院は、
院長の想いや価値観を言語化していないので、
そこで働くスタッフはどう行動するのが正しいのかわからないのです。
その結果、院長の考えとは違った行動を取り、
ミスやトラブルの原因に繋がるのです。
しかし、院内ルールブックがあれば、
現場で働く誰もが
どんな行動を取るのが正しいのかわかるようになります。
仕事で困った時や迷った時には院内ルールブックを見れば、
すぐに正しい判断や行動が取れるようになります。
院内ルールブックがあることで、
院長と現場スタッフたちが
同じ想いや価値観を共有して動けるようになります。
業務に関する何かを聞かれたら、あなたは、
「これを読めば分かるよ」
と言うだけで良いのです。
やるべきこと、やってはいけないこと。
業務に関わることのすべてが一つに纏められているので、
スタッフはこの院内ルールブックを見ることで、
院長やオーナーの望む正しい行動が分かるようになります。
すると次第に、
(これに全部書いてあるから、聞く必要はないな)
と自己の判断で物事を進めていけるようになります。
無駄な質問やコミュニケーションが減ることで、
スタッフ一人ひとりの生産性が上がり、
現場があなた不在でも回るようになるのです。
院長がスタッフに対して感じるイライラの原因は、
大半が院長の想いや価値観の理解不足にあります。
院長、スタッフどちらが
「正しい・正しくない」ということではなく、
そもそも価値観が合っていないだけなのです。
しかし、院内ルールブックがあることで、
院長とスタッフの価値観のズレが大幅に減少します。
なぜなら、院長の想いや価値観が明確に言語化されているので、
スタッフは院長から言われなくても正しい行動を取ることができるのです。
そのため、院長はスタッフに対して、
「言ったことが通じない…」
「何度言っても伝わらない…」
「言ったことと違う行動を取る…」
というイライラがなくなり、ストレスは大幅に減るのです。
例えば、当院ではスタッフに指示することがほとんどありません。
なぜなら、院内ルールブックの中の価値観を表記する項目の中に、
「出来る方法を考えて行動する」というのがあるからです。
当院で働くスタッフはこの価値観を理解しているので、
言われなくても自分で考えて行動するようになります。
なので、院長が指示を出さなくても
「院の売上を上げるには、どうすればいいのか?」
「今期の目標を達成するにはどうしたらいいのか?」
「どうすればよりよくなるのか?」
と、自分たちで考えて実行してくれるようになります。
院内ルールブックを正しく運用することで、まず間違いなく、
あなたの治療院では売上や業績が向上します。
それは、あなたが示した価値観と判断基準に基づいた行動を、
スタッフが率先して行うようになり、
普段の無駄なコミュニケーションが減ることで
業務効率が格段に上がるからです。
何よりもあなたが現場から離れることでより経営に専念できるようになり、
売上を上げるための施策や仕組みを作る為の時間を手にすることが出来るのです。
院内ルールブックは治療院のいわば「根幹」。
その重要性については十分にご理解頂けたかと思います。
本来、ルールは長い年月を掛けて醸成されるものですが、
提供する“院内ルールブック”は既に体系化された、
訪問鍼灸マッサージの現場で使用されているモノです。
あなたはゼロから作成する手間を一切かけずに、
即座に現場レベルのルールを導入することが出来るのです。
また、訪問鍼灸マッサージの現場に限らず、
介護・福祉業界など、幅広い分野での利用も可能です。
では、ここで当協会がお勧めする“院内ルールブック”
6章から成るその内容についてご紹介させていただきます。
院内ルールブックの中身をざっくりお伝えさせて頂くと・・・、
本章では、企業理念と本ルールブックの意義を纏めています。
強い組織を作る為に必要不可欠な企業理念。
そして院内ルールブックの意義を伝えることで、その目的を明確化しています。
はじめに:理念
1. 院内ルールブックとは何か?何のためにあるのか?
2. 院内ルールブックの限界
本章では、Credo(クレド)を採用しており、
院長やオーナーに限らずスタッフ全員が
心掛けるべき行動指針を纏めています。
本章を読むことで、スタッフ一人ひとりの行動に一貫性を持たせ、守るべきモラルの向上やコンプライアンスの順守等が期待できます。
☑Credo(クレド)とは何か
ラテン語で「信条」「約束」「志」等を意味し、スタッフが心掛けるべき行動規範を表したもの。
◆第1章 共通理念 チームのCredo(クレド)
本章では、組織をテーマに纏めています。
チームや組織への帰属意識を高めることを目的としており、組織とは何か、なぜチームで仕事をするのか等をお伝えしています。
帰属意識を高めることは離職率の低下や、
生産性の向上に寄与します。
◆第2章 組織
・共通の方向(意図)
・分業と調整について
・個人の信条について
仕事に際して必要なマインドを纏めた本章では、成果に対する意識付けをメインにお伝えしています。
本章を読むことで仕事に対する責任や成果への責任等、より仕事を自分事にして貰う為のマインドが学べる内容となっています。
◆第3章 仕事の心得【マインド編】
◉成果は第三者が評価するもの
・成果主義
「成果」と「優先順位」
「成果」と「仕事時間」
「成果」と「機会」
「成果」と「分業・調整」
「成果」につながる「貢献」を意識する
「責任感」を持とう 業務の範囲
仕事に際して必要なテクニックを纏めた本章では、仕事の優先順位の付け方や自主的なマニュアル作成の習慣等、効率よく仕事を行う上でのアドバイスをお伝えしています。
期日の厳守や、報・連・相の徹底など、スタッフに守って欲しい基本的なルールも学べる内容となっています。
◆第4章 仕事の心得【テクニック編】
・仕事の優先順位のつけ方
・期日の厳守
・仕事を断ること
・仕事上の「ウソ」は禁止です
なぜ今その業務を行うのか?背景を理解する
・報・連・相院外との業務進行
・患者様やクライアント様との関係
・自主的なマニュアル作成の習慣
・ポジティブな発言自己管理
1)休みについて
2)身体の健康維持
3)精神的な健康維持(ストレスへの配慮)
4)自己研鑽について
本章では、売上や決算等、細かな財務会計について纏めています。
スタッフが把握しておくべき財務に関する知識や、売上への意識を持たせる事を目的とし、「自分は雇われの立場だから」と、言い訳するコスト意識が無いスタッフへの教育が可能です。
◆第5章 財務会計について
・売上について
・利益について
・決算について
・税金について
・固定費について
・変動費について
・先出しコストへの意識を持つこと
・備品、消耗品、水道光熱費について
・印刷(カラー・モノクロ)
・配送(宅配便・メール便)
・会議費
・楽しみへの費用(ランチ会や懇親会など)
本章では、院内での「義務」や「禁止事項」「推奨事項」を纏めています。
スタッフとして当然の義務や、絶対に行ってはいけないこと、率先して行うべきこと等を網羅しています。
細かなルールも記すことで、手戻りの回数や、確認の手間が減り、業務効率が向上します。
◆第6章 院内のルール
【義務】
★挨拶
★始業時間と出勤時間
★環境整備(掃除)
★髪の毛(色、長さなど)
★服装(施術者 相談員 事務員)
★洗濯
★直行直帰
★有給の取り方
★ガソリン支給基準
★鍼灸道具など
★雨天対応
★報告書
★無料体験
★電話応対
★交通ルール(移動対応)
★予約確認(スケジュール確認)
★食器洗い
★ごみ出し
★退社時の戸締り、電源オフ
★エアコンと換気
★チャット・zoom等の連絡ツール
★サボり行為の防止
★夜間・休日の業務連絡
【禁止事項】
★遅刻
★業務外のパソコン使用
★私用外出
★「筋違いな感情」は止める。
【推奨事項】
★困っているときには、「ヘルプ!」と叫ぶこと。
★困っている人がいないかどうか、アンテナを立てる。
★安易なヘルプではないか考えてみること
★適度な休憩をとる
★タバコ
ここで紹介させて頂いた内容は、“院内ルールブック”のほんの一部です。
実際の内容はより細分化され、営業、施術、事務に関するルールも含め、
実務に即した内容を全て網羅しています。
でも・・・、
「他の治療院のルールでしょ?」
「自分の治療院には他のルールもある」
そう思っている院長やオーナーも多いでしょう。
この院内ルールブックはあなたの治療院だけのルールも自由に策定できるのです。
なぜなら、院内ルールブックの提供は、編集が可能なテンプレートファイルです。
2005年の訪問治療院開設以来、
様々な苦難を乗り越えて作成された院内ルールブックですから、
そのままあなたの院に適用できる項目も多くあることでしょう。
しかし、院内ルールブックを作る主役は院長であるあなた自身です。
テンプレートを参考にしつつ、あなたの治療院独自のルールを追加することや、
必要のないルールを消してしまうことも自由に出来るのです。
本来であれば、社外秘であるはずのこの院内ルールブックを、
テンプレートの形で提供させて頂くのは、四半期毎など、
テンプレートを繰り返し刷新しあなただけの”院内ルールブック”を
作りこんでいくことが望ましいからです。
この院内ルールブックはあなたの治療院だけのルールも自由に策定できるのです。
なぜなら、院内ルールブックの提供は、編集が可能なテンプレートファイルです。
2005年の訪問治療院開設以来、様々な苦難を乗り越えて作成された院内ルールブックですから、そのままあなたの院に適用できる項目も多くあることでしょう。
しかし、院内ルールブックを作る主役は院長であるあなた自身です。
テンプレートを参考にしつつ、あなたの治療院独自のルールを追加することや、必要のないルールを消してしまうことも自由に出来るのです。
本来であれば、社外秘であるはずのこの院内ルールブックを、テンプレートの形で提供させて頂くのは、四半期毎など、テンプレートを繰り返し刷新しあなただけの”院内ルールブック”を作りこんでいくことが望ましいからです。
ルールや企業文化の浸透には中長期的な視点が必要とされていますが、
どの程度の時間軸で見ていくかと言うと、最低でも“3年”と言われています。
3年を長いと思うかは人それぞれですが、
この数字はしっかりとしたルールや基礎があっての3年です。
仮にあなたの治療院でゼロベースから価値観を言語化していくとなると、
現場から離れるまでに、10年単位の年月を要することは想像に難くありません。
ですが、もし、10年単位の月日を短縮できるとしたらどうでしょうか。
現場を院長・オーナー不在で回す仕組みを
今からでも導入できるとしたらどうでしょうか。
そもそも、私自身が院内ルールブックを導入したきっかけは、
「現場から離れても自動で回る組織を作りたい」
と思い、1年間で200万円の費用を支払い参加した経営者のコミュニティでした。
主催者である講師(社長)に、院内ルールブックの重要性を教えて頂き、
それを訪問治療院型にカスタマイズしていきました。
ですから、院内ルールブックの導入については本来であれば、
私が教えてもらいながら作って行ったように、
あなたと二人三脚で6か月程度掛けながら
あなた独自の院内ルールブックを作って行こうと考えていました。
その為、6か月間の作成サポート費用として60万程度を想定していました。
しかし、二人三脚で6か月程度のサポートとなると、
どうしても対応できる数に限りが出来てしまいます。
そこで今回は、この院内ルールブックの重要性を
多くの院長、オーナーに感じて頂き
より多くの治療院で導入して欲しいという想いから
テンプレート型(Word形式)で提供することにしました。
院内ルールブックの雛形(全28ページ)をWord形式でご提供いたします。
ですから、この雛形をそのまま使っていただいても良いですし、
追加したい項目を入れたり、不要な項目を削除したり
あなた自身で独自の院内ルールブックを作成・編集することが可能です。
もし、あなたが
という想いがあるならば、その想いを実現して頂きたいと思います。
最後までこのレターをお読みいただきありがとうございました。私、日本訪問マッサージ協会代表の藤井宏和と申します。
現在、東京都北区で訪問治療院を経営する傍ら、「一般社団法人日本訪問マッサージ協会」を立ち上げ、訪問マッサージ、訪問鍼灸の普及のためにセミナー開催や、集客に悩む治療家さんやオーナーさんのために様々なサポート活動を行っています。
私自身、2005年の開業当初は『院内ルールブック』の必要性については全く気付いていませんでした。
しかし、訪問鍼灸マッサージ院の運営は、整体院や接骨院のように院内で院長の目の届く範囲での活動ではなく、院の外に出て活動するので、どうしても院長の目が届かず管理がおろそかになりがちです。
その状況を放置してスタッフに好き勝手されては、院の意思統一も保てず組織崩壊に繋がってしまう事でしょう。そうならない為にも、出来るだけ早い段階で「院内ルールブック」を導入する必要があります。
ただ、このレターをお読みの皆様はそれぞれ置かれている環境が違います。開業年数やスタッフ数も当然違います。今回ご提供する「院内ルールブック」を入手してもスグに現場で活用できないという方もいらっしゃるでしょう。
しかし、それはそれで全然問題ありません。あなたの治療院で「院内ルールブック」が必要となる時がきっと訪れます。その時が来るまでに雛形を見て、あなた自身の治療院に合う「院内ルールブック」をイメージしておいていただければと思います。
あなたの院が地域で永続的に発展できることを祈っています。
はい、導入されることを推奨します。いずれスタッフを入れる時期が来ると思います。初期段階での導入はスタッフに浸透するスピードも早い傾向にありますので、治療院がフラットな内に導入して準備を整えましょう。
はい、問題ありません。お渡しする院内ルールブックは編集可能なため、あなたは既にある院内のルールを追加するだけで良いのです。言語化していないルールを明確化し形にすることが現場から離れる為の第一歩です。
はい、大丈夫です。最初はスタッフに渡して読んでもらうだけでも構いません。仕事が忙しいあなたにこそ手に取って頂きたい内容となっております。
はい、可能です。ただし、中長期的な視点が必要となりますので、導入して明日にというわけではありません。改定を繰り返し、より良い内容を目指して下さい。
はい、そのままのご利用も可能です。
返金保証はついていません。その為、このページをしっかりと隅々までご覧いただき、納得した上でお申込み頂ければと思います。