こんにちは！
日本訪問マッサージ協会の藤井です。
当院では、毎月25日頃になると
当月の事務作業の
ルーチンが動き出しますが
あなたの院はどうでしょうか？
特に今月は、6月からの
療養費改定にあたって
患者さんやご家族さん向けの
料金改定のご案内用紙を
お渡しする必要がありますので
やや業務が増えますよね。
（イメージ資料）
https://gyazo.com/6e6ae355ff60
訪問鍼灸マッサージ院の運営ですが
月末月初は、普段の施術に加えて、
・医師の同意書の期限切れチェック
・施術回数のチェック
・往療距離のチェック
・領収書の作成
・レセコンソフトへの入力
などなど…。
事務処理系の作業を中心に
やることが沢山あります。
もしかしたら、
「ああ、面倒くさい～」
「自分でやりたくないなぁ～」
「誰か代わりにやってくれないかなぁ～」
と感じて腰が重くなると言う人も
少なくないのではないかと思います。
こんなやる気のない状態で、
事務処理をすると、かなりの確率で
ミスをして、返戻されるような
事態が起こってしまうのです。
そこで、僕は
出来るだけミスをしないように
この事務処理系の作業については、
作業を仕組化する流れを作りました。
具体的には、作業の進め方に
独自のフォーマットを作り
それを、
「才能」
「意志の力」
「記憶力」
などに関わらず誰でも
再現できるような
ルーチンを作ることにしたのです。
毎月の事務処理系の
仕事を仕組化することで
事務系の仕事に対するストレスは
明らかに軽減しました。
例えば、当院の事務処理に関する
チェックシートがあるのですが、
これは、エクセルで作成され
院内の共有フォルダに入っているので
スタッフはその都度いつでも
取り出してみることが出来ます。
例えば、どんなチェック項目が
あるかというと、、、
******************************
・施術スタッフに「先月の請求額」と
「今月の予定施術回数」の
メ
・施術スタッフから
「先月の請求額」と「今月の予定施術回数」の
・今月分の領収書を作成し、
プリントアウトしたか？ （45枚）
・来月分のカレンダーを作成し、
プリントアウトしたか？（45枚
・患者さん用の
ニュースレターを編集し、
プリントアウトしたか？
・ケアマネさん用の
ニュースレターを編集し、
プリントアウトした
******************************
・レセコンソフトで、
来月度のドクターの再同意書を作成したか？
・再同意の依頼書を編集し、
プリントアウトしたか？
・返信用封筒を用意して、
切手（84円）を貼ったか？
・再同意の依頼書を
ポストに投函したか？（各ドクター宛）
・有料老人ホーム用の予定表を作成し、
プリントアウトし、藤井に
******************************
・区役所の障害福祉課の処理
（申請書、領収書、A3の用紙）は完
・返戻された申請用紙の
処理は完了したか？
・封筒の裏の左下に「治療院」の
スタンプは押したか？
******************************
これは、ほんの一部ですが、
このように
具体的に細かい手順まで書かれて
チェックシートを担当者が
プリントして上から順番に
ひとつひとつ確認し、済んだら
TO-DOリストにチェックマークを
付けて行けばいいだけの
状態にしてあります。
事務処理作業を行う中で、
当たり前のことから、
ついつい見過ごしやすい細部まで
とにかくあらゆるやるべきことが
全てチェックシートになっています。
なので、担当者はいちいち
次に何をすればいいのだろうい？
と考えることが無く、
掛かれている通りいに上から
サクサクとこなしていけば
いいわけですから
簡単なうえ、ミスも極力少なくなるわです。
この、チェックシートを
最初に作ったのは藤井ですが、
次から担当スタッフに
管理や更新をまかせるようにし、
新人スタッフに引き継ぐことで、
その都度、
チェックシートは更新され、
よりバージョンアップした
マニュアルへと変化していくのです。
このチェックシートがあるお陰で、
「ああ、面倒くさい～」と
思っていた作業が、
頭を使わず、流れ作業の要領で
サクサクと作業を
完了させることが出来ます。
もし、現時点でチェックシートなどが
無い場合は、
一度、自分がやっている事務作業の
細かく棚卸してみて、
やることを細かく細分化して
フォーマットを
作ることをお勧めします。
すっごく楽になりますから^^
