作業系仕事の仕組化

こんにちは！
日本訪問マッサージ協会の藤井です。

さて、訪問マッサージ・訪問鍼灸の
個人経営の治療院では、
「作業系の仕事」と「思考系の仕事」を
両立させていく必要があります。

最小限の時間と労力で最大の成果を
得るためには、特に「作業系の仕事」を
仕組化して効率化していくことが必須です。

「作業系の仕事」とは何なのかと言うと、
基本的には、頭を使わないで処理できる仕事です。

手や体を動かすなどを行動を伴う実務作業で、
いわゆるルーチンワークってやつです。

訪問マッサージ・訪問鍼灸の場合であれば、

・レセプト用紙の作成
・毎月の帳簿の整理
・同意書や報告書の作成
・ニュースレターの作成
・保険者からの入金確認
・領収書の作成
・スケジュール表の作成

などでしょうか。

一方、「思考系の仕事」については、
頭を使って考える必要がある仕事です。

手や体を使わない代わりに
脳みそに汗をかいて様々な事を
考える知的作用になります。

例えば、

・新規営業のプランニング
・別事業の企画立案
・ニュースレターの原稿執筆
・分院展開の経営戦略
・新人スタッフの人事考課

などでしょうか。

この視点から、あなたの1日の仕事を見てみると
おそらく８０％が「作業系」に費やしていると思います。

本来であれば、「思考系の仕事」に
時間と労力を費やすべきです。

なぜならば、思考系の仕事から生まれた
新規アイデアや新規事業が
将来の売上に繋がっていくからです。

本来であれば、
「思考系　：　作業系　＝　８０　：　２０」
程度が望ましいですが、
個人経営の場合は、作業系の部分も
やらざるを得ない部分はあります。

だからこそ、この「作業系の仕事」については
仕組み作りが必要であり、これによって
時間と労力の徹底的な効率化を図らなくてはなりません。

例えば、このようなtodoリストを
作ってチェックするだけでも
かなりの効率化が図れます。

↓↓↓↓↓

◆20XX年1月

□1日オールインワン　入力・出力（国保）　　　マッサージ・鍼灸
□2日オールインワン　入力・出力（医療助成）　マッサージ・鍼灸
□3日オールインワン　入力・出力（後期高齢者）マッサージ・鍼灸
□4日印鑑押し作業
□4日封入作業（各保険者宛て）、切手の貼り付け（※東京都後期は240円）
□5日東京都北区医療助成の処理（申請書、請求書、領収書、レセプトcopy)
□5日償還払いの患者様の書類作成
□7日封筒をポストに投函（駒込駅前郵便局）
□7日北区国保と北区障害福祉に提出書類を持参
□8日　　　　　各保険者からの入金確認
□10日 ※保険者　締切り
□15日次月分ニュースレターの到着
□16日ニュースレターの編集（○○号と編集後記）
□16日ニュースレターの出力（45部）
□16日ニュースレターのホチキス止め
□20日前月度の施術回数を業務委託エクセルに反映
□21日施術スタッフに前月度の回数・金額確認メール送信
□21日施術スタッフに今月度の回数確認メール送信
□24日施術スタッフの前月分の請求額を振り込み（三菱駒込支店 ATM）
□25日オールインワン　でドクターの再同意作成
□25日封入作業（依頼書、再同意書、返信用封筒（80円切手））各ドクター宛
□25日切手の貼り付け（※Aクリニックは90円切手）、封筒をポストに投函（駒込駅前郵便局）
□26日今月の明細書、来月の予定表作成（dropboxの保険診療のフォルダ内)
□27日有料老人ホームの次月度の予定スケジュール表作成、今月度回数・金額確認表を提出
□30日施術スタッフに今月度の明細書、予定表、ニュースレターを渡す
□30日ご家族様に請求書を郵送
□30日集金業務

このように「作業系の仕事」の仕事については、
ツール、システム、マニュアルを準備しておくことで
短時間で処理することが可能になります。