Q.
営業時間外の受付について。
基本電話対応をしておりますが、どのようにすれば
よいでしょうか？
A.
営業時間外の受付対応は、留守電で良いかと思いますので
最低限、自分の声でメッセージを設定
しておきましょう。
個人治療院の場合は、施術や往診、
営業時間外などで電話に出られない時があると思いますが、
やっぱり電話が繋がらないというのは
患者さんにとっては不安要因になります。
問合せの電話が繋がらなかったり、
機械的な留守番電話の声だったら
せっかくの見込み患者さんを
ライバル院に持って行かれてしまうことも
あるかもしれませんが 、
取り敢えず1次対応として
電話が繋がりますので、
翌営業日や休暇明けに着信履歴を見て、
折り返し電話することが出来ます。
協会でも、以前は機械的な留守番電話対応でしたが、
今は電話代行会社の
「専用時間外アナウンス」
というサービスを導入しています。
営業時間外の18:05～翌朝8:00までと
土日祝日等、 時間外の対応について
こんなアナウンスをしています。
「お電話ありがとうございます。
日本訪問マッサージ協会でございます。
本日の営業時間は終了いたしました。
当協会の営業時間は朝の9時より、午後6時まで、
土曜、日曜、祝祭日はお休みを頂いております。
誠に恐れ入りますが 翌営業時間内におかけ直し頂きますか、
お急ぎの場合は、ホームページのお問い合わせフォームより
お問合せ頂きますようお願い申し上げます。
お電話ありがとうございました。 」
最初は留守番電話で1次対応だけは出来るように準備しておき、
電話代行サービスなどの導入も検討していいと思います。
