作業系業務をオンラインで仕組化

こんにちは！
日本訪問マッサージ協会の藤井です。

従来であれば、この時期は
ゴールデンウイークということで
ウキウキ気分なわけですが、
昨年度、そして今年に関しては
「STAY　HOME週間」
ということで、外出を自粛するように
求められています。

それで、当協会の
「STAY　HOME週間」の
営業についてですが、

4/30～5/5：STAY　HOME休暇
5/5～：通常営業（9時～18時）

となります。

さて、緊急事態宣言が出されている中で、
訪問鍼灸マッサージ院の売上が
減少したところも多いと思いますが、
それでも月末月初は
レセプト業務が必要です。

訪問マッサージ・訪問鍼灸の
個人経営の治療院では、
「作業系の仕事」と「思考系の仕事」を
両立させていく必要があります。

最小限の時間と労力で最大の成果を
得るためには、
特に「作業系の仕事」を
仕組化して効率化していくことが
必須です。

「作業系の仕事」とは
何なのかと言うと、基本的には、
頭を使わないで処理できる仕事です。

手や体を動かすなどを
行動を伴う実務作業で、
いわゆるルーチンワークってやつです。

訪問マッサージ・訪問鍼灸の場合で
あれば、

・レセプト用紙の作成
・毎月の帳簿の整理
・同意書や報告書の作成
・ニュースレターの作成
・保険者からの入金確認
・領収書の作成
・スケジュール表の作成

などでしょうか。

一方、「思考系の仕事」については、
頭を使って考える必要がある仕事です。

手や体を使わない代わりに
脳みそに汗をかいて様々な事を
考える知的作用になります。

例えば、

・新規営業のプランニング
・別事業の企画立案
・ニュースレターの原稿執筆
・分院展開の経営戦略
・新人スタッフの人事考課

などでしょうか。

この視点から、あなたの1日の
仕事を見てみるとおそらく８０％が
「作業系」に費やしていると思います。

本来であれば、「思考系の仕事」に
時間と労力を費やすべきです。

なぜならば、思考系の仕事から生まれた
新規アイデアや新規事業が
将来の売上に繋がっていくからです。

本来であれば、

「思考系　：　作業系　＝
　８０　：　２０」

程度の割合が望ましいですが、
個人経営の場合は、作業系の部分も
やらざるを得ない部分はあります。

だからこそ、この
「作業系の仕事」については
仕組み作りが必要であり、これによって
時間と労力の徹底的な効率化を
図らなくてはなりません。

例えば、このようなtodoリストを
作ってチェックするだけでも
かなりの効率化が図れます。

↓↓↓↓↓

◆2021年3月

□1日…オールインワン
　　　　入力・出力（国保）
　　　　マッサージ・鍼灸
□2日…オールインワン
　　　　入力・出力（医療助成）
　　　　マッサージ・鍼灸
□3日 …オールインワン
　　　　入力・出力（後期高齢者）
　　　　マッサージ・鍼灸
□4日… 印鑑押し作業
□4日… 封入作業（各保険者宛て）、
　　　　切手の貼り付け
　　　（※東京都後期は250円）
□5日…東京都北区医療助成の処理
　　　（申請書、請求書、領収書、
　　　　レセプトcopy）
□5日…償還払いの患者様の書類作成
□7日…封筒をポストに投函
　　　　（JR駒込駅前郵便局）
□7日…北区国保と北区障害福祉に
　　　　提出書類を持参（郵送）
□8日…各保険者からの入金確認
□10日…※保険者　締切り
□15日…次月分ニュースレターの到着
□16日…ニュースレターの編集
　　　　（○○号と編集後記）
□16日…ニュースレターの出力
　　　　（50人分）
□16日…ニュースレターの
　　　　ホチキス止め
□20日…前月度の施術回数を
　　　　業務委託エクセルに反映
□21日…施術スタッフに前月度の
　　　　回数・金額確認メール送信
□21日…施術スタッフに今月度の
　　　　回数確認メール送信
□24日…施術スタッフの前月分の
　　　　請求額を振り込み
　　　　（三菱駒込支店 ATM）
□25日…オールインワンでドクターの
　　　　再同意作成
□25日…封入作業（依頼書、再同意書、
　　　　返信用封筒（84円切手））
　　　　各ドクター宛
□25日…切手の貼り付け
　　　　（※Aクリニックは94円切手）、
　　　　封筒をポストに投函
　　　　（駒込駅前郵便局）
□26日…今月の明細書、来月の予定表
　　　　作成（dropboxの保険診療の
　　　　フォルダ内)
□27日…有料老人ホームの次月度の
　　　　予定スケジュール表作成、
　　　　今月度回数・金額確認表を提出
□30日…施術スタッフに今月度の明細書、
　　　　予定表、ニュースレターを渡す
□30日…ご家族様に請求書を郵送
□30日…集金業務