こんにちは、
日本訪問マッサージ協会の藤井です。
お盆休暇の時期は、
普段とは違う業務に
取り組む時期として
院運営の自動化を
考えている方もいることでしょう。
先日、群馬県に出張に行った際に
役所の事務手続きに
関する地元ニュースを見て、
ちょっと考えさせられる
出来事がありました。
群馬県安中市で、
介護保険料の算定にミスがあり、
一部の市民に本来より
高い金額を
課してしまったというものです。
原因は、業務を
委託されていた業者側の設定ミス。
そして、もう一つは、
そのミスを行政（安中市）側も
見抜けなかったこと。
これ、怖いですよね。
外部業者に任せた。
システムも動いている。
だから大丈夫だろう。
そう思っていたら、
間違ったまま
大量に処理が進んでしまう。
便利な仕組みが、
逆に大きな
事故を生んでしまったわけです。
僕も普段から、
「院長が全部やる必要はない」
「仕組み化しましょう」
「人に任せましょう」
という話をよくします。
実際、訪問治療院を
大きくしていくには、
院長が何でも
抱え込むのは限界があります。
でも、ここで絶対に
間違えてはいけないことがあります。
それは、
「仕組み化＝完全丸投げではない」
ということです。
ここ、本当に大事です。
例えば、
「レセプトは外注したから、
もう中身は見ていません」
「スタッフに患者さんを任せたので、
現場のことは分かりません」
「報告書はシステムが
作ってくれるので、
確認していません」
こうなってしまうと危険です。
任せること自体は悪くありません。
むしろ、どんどん任せた方がいい。
ただし、
任せた後に、必ずチェック機能を持つこと。
これが必要なんですね。
訪問マッサージで考えてみてください。
施術者が3人いて、
患者さん70人を任せている。
売上も200万/月を超えてきたし、
院長は現場施術に出なくても
回るようになった。
「よし、仕組み化できた！」
と喜びたくなりますよね。
でも、スタッフが書いた
施術報告書を誰も確認していない。
レセプトの内容も見ていない。
同意書の期限管理も担当者任せ。
こんな状態だったらどうでしょうか。
1回の小さなミスなら、
まだ修正できるかもしれません。
でも、それが3か月、半年と
気づかずに積み重なったら……。
誤請求。
返戻。
ケアマネさんからの信用低下。
ご家族からのクレーム。
最悪の場合、それまで
何年もかけて作ってきた信用が
一気に崩れることだってあります。
怖いのは、
「任せたこと」ではなく、
「任せっぱなしにしたこと」なんです。
人に任せる。
外注する。
システムを使う。
AIを活用する。
これは、これからの
治療院経営では絶対に必要です。
でも、その一方で、
「最後に誰が見るのか？」
ここだけは
決めておかなければいけません。
例えば、
レセプトは外注する。
でも、月に数件は院長が確認する。
施術報告書はスタッフに任せる。
でも、提出前に管理者が目を通す。
同意書の期限管理は
システムに任せる。
でも、期限切れの患者さんが
いないか定期的に確認する。
これくらいでいいんです。
全部を院長が
抱え込む必要はありません。
大事なのは、
「任せる」と
「確認（チェック）する」を
セットにすること。
これだけです。
仕組み化というと、
「自分が何もしなくても回る状態」
をイメージする人がいます。
でも、本当の仕組み化は違います。
自分が全部やらなくても、
問題なく回る状態を作ること。
そのためには、どこかに
チェック機能が必要なんですね。
今回のニュースも、
業者の設定ミスだけでなく、
それを最後まで行政（市役所）の
誰も見抜けかったことが
問題を大
訪問マッサージ院でも同じです。
一つの小さなミスが、
半年後に大きな返戻や
信用問題になってから
そんなことは避けたいですよね。
あなたの院に
「任せっぱなし」の仕事はありませんか？
もしあるなら、そこに
一つだけ確認の仕組みを入れてみる。
それだけでも、治療院経営の
安全性はかなり変わります。
任せることは大事。
でも、
丸投げっぱなしにしない。
この感覚だけは、
忘れないようにしたいですね＾＾
