院長の時間を奪う大敵とは？

こんにちは、
日本訪問マッサージ協会の藤井です。

過去に、当協会で
講座を開催したことがあります。

参加者様には現場の仕事を抜けて、
わざわざ遠方まで
来ていただくのですが、
参加している院長先生のケータイに
連絡がちょくちょく入ることがあるんですね。

この講座の１つの目的が、

「電話に出ない」

状態を作るということです。

オーナー院長にとって、
時間が貴重な資源であることに
異論を唱える人はいないでしょう。

特に、重要な決断をする
院長先生にとって、
「いかに自分の時間を確保するか？」
というのは、
“永遠の課題”と言えるかもしれません。

そんな中で、院長先生の時間を
奪う要因の一つに
「電話」があります。

現在、連絡手段としては、
Lineやフェイスブックなどの
SNSなどがありますので、
以前ほど「何でも電話」という事態は
少なくなってきているとは思います。

しかし仕事に関しては、
まだまだ電話で
やりとりする場面が多いのが実情です。

現在、当協会の事務所では
出来るだけ、
電話が掛かって来ないような
体制を整えているのですが、
それでも、中には
「とりあえず電話で
　聞いちゃったほうが早いから」と、
ホームページやQ&A集を
見れば1秒で分かるような
些細なことで電話してくる人がいたり、
それで万一、出なかったりすれば
「何で電話に出ないんだ」と
怒られたりして、
スタッフさんも結構大変なんですね、、、。

僕の場合は、電話対応してくれる
スタッフがいるので
仕事上の電話については、
ほとんど対応しなくて大丈夫ですが、
ひとり院長の場合などは、
仕事上、かかってくる
電話にどう対応すればいいのでしょうか？

まずは、
「電話が自分の時間を浪費する要因である」
ことを認識し、
それに対する対策をある程度、
打つことが大切です。

たとえば、僕が行なっているのは
次の３つです。

１：仕事専用電話を持つ

仕事もプライベートも1つの
電話で対応している人がいますが
すぐに止めたほうがいいです。

掛かってくる電話の中には、
売上・利益に直結するような
新規患者さんからの電話もあります。

そういった重要な電話は、
逃さないようにするためにも、
仕事専用電話に掛かってくる仕組みを
作った方がいいです。

２：要件は電話ではなく、
　　メールで済ませる

電話と違ってメールの場合は、
相手が開封する時間を好きに選べるので、
「相手の時間を奪わない」「文書で残せる」
といった点で優れています。

３：留守電にしておき、
　　こちらから折り返すようにする

何か問題が起きると、
慌てて電話をかけてくる人がいます。
そういう人でも
電話がつながらなければ、
自分で調べたり、他の人に聞いたりして、
自力で解決する機会を与えることになります。

この３つの対策だけでも、
自分の時間を奪われなくなります。