事務作業のチェックリスト化

こんにちは！
日本訪問マッサージ協会の藤井です。

保険者の受付が
10日までと言う所が多いので
毎月10日を目の前にすると、
事務作業で
忙しくなることが多いでしょう。

仕事には大きく分けて、

「作業系の仕事」と
「思考系の仕事」

に大別されます。

経営者としては、

「思考系の仕事」

に重点を置くべきですが、
独立開業したばかりで
事務作業系も自分で
やらないとならない方も
いらっしゃるでしょう。

仕事の生産性をあげて、
最小限の時間と
労力で最大の成果を
得るためには、
特に「作業系の仕事」を
仕組化して
効率化していくことが必須です。

「作業系の仕事」とは
何なのかと言うと、
基本的には、
頭を使わないで処理できる仕事です。

手や体を動かすなどを
行動を伴う実務作業で、
いわゆる
ルーチンワークってやつです。

訪問マッサージ・訪問鍼灸の
場合であれば、

・レセプト用紙の作成
・毎月の帳簿の整理
・同意書や報告書の作成
・ニュースレターの編集
・保険者からの入金確認
・領収書の作成
・スケジュール表の作成

などでしょうか。

一方、
「思考系の仕事」については、
頭を使って考える必要が
ある仕事です。

手や体を使わない代わりに
脳みそに汗をかいて様々な事を
考える知的作用になります。

例えば、

・新規営業のプランニング
・別事業の企画立案
・ニュースレターの原稿執筆
・分院展開の経営戦略
・新人スタッフの人事考課

などでしょうか。

この視点から、
多くの方が1日の仕事を見てみると
おそらく８０％が
「作業系」に費やしていると思います。

本来であれば、
「思考系の仕事」に
時間と労力を費やすべきです。

なぜならば、
思考系の仕事から生まれた
新規アイデアや新規事業が
将来の売上に
繋がっていくからです。

本来であれば、

「思考系　：　作業系　＝
　８０　：　２０」

程度が望ましいですが、
個人経営の場合は、
作業系の部分も
やらざるを得ない部分はあります。

だからこそ、この
「作業系の仕事」については
仕組み作りが必要であり、
これによって時間と労力の
徹底的な効率化を
図らなくてはなりません。

例えば、このようなtodoリストを
作ってチェックするだけでも
かなりの効率化が図れます。

↓↓↓↓↓

□1日レセコンソフト
入力・出力（国保）
マッサージ・鍼灸
□2日レセコンソフト
入力・出力（医療助成）
マッサージ・鍼灸
□3日レセコンソフト　
入力・出力（後期高齢者）マッサージ・鍼灸
□4日封入作業（各保険者宛て）、
切手の貼り付け
□5日〇〇市の医療助成の処理
（申請書、請求書、領収書、レセプトcopy)
□5日償還払いの
患者様の書類作成
□7日封筒をポストに
投函（駒込駅前郵便局）
□8日　各保険者からの
入金確認（三菱東京UFJの口座）
□10日 ※保険者　締切り
□16日ニュースレターの
編集（○○号と編集後記）
□16日ニュースレターの
出力（150部）
□16日ニュースレターの
ホチキス止め
□20日前月度の施術回数を
業務委託エクセルに反映
□21日施術スタッフに
前月度の回数・金額確認メール送信
□21日施術スタッフに
今月度の回数確認メール送信
□24日施術スタッフの
前月分の請求額を振り込み
（三菱UFJ駒込支店 ATM）
□25日レセコンソフトで
ドクターの再同意作成
□25日封入作業
（依頼書、再同意書、
返信用封筒（84円切手））各ドクター宛
□25日切手の貼り付け
（※Aクリニックは94円切手）、
封筒をポストに投函（駒込駅前郵便局）
□26日今月の明細書、
来月の予定表作成
（dropboxの保険診療のフォルダ内)
□27日介護施設患者さんの
次月度の予定スケジュール表作成、
今月度回数・金額確認表を提出
□30日施術スタッフに
今月度の明細書、予定表、
ニュースレターを渡す
□30日ご家族様に
請求書を郵送
□30日集金業務