こんにちは、
日本訪問マッサージ協会の藤井です。
治療院の経営をしていると、
・毎日する作業（カルテの記入など）
・週1回する作業（週報の作成など）
・月1回する作業（レセプト業務など）
・3か月に1回する作業
（同意書再発行、報告書の作成など）
・1年に1回する作業
（年賀状、お中元、決算など）
と、期間によって
様々なタイプの
作業がありますよね。
この中で、
年に1回だけの作業って
なかなか覚えにくいものです。
たとえば、弊社の場合は
6月末が決算なので、
1年に1回は、
この決算関連の業務を
する必要があります。
入金出勤のチェックをしたり、
棚卸しをしたり、
減価償却をチェックしたり
色々なデータのチェックが必要です。
でも、1年に1回だけの業務だから
そのやり方って
覚えていないんですよね・・・。
終わったら
すぐに忘れてしまいます。
（というか、税金のことは
一刻も早く忘れたいという
気持ちもあります…）
そして、毎年毎年、
作業内容を税理士さんに
電話やメールで確認したりします。
でも、このやり取りって
こちらが質問する時間も無駄ですし、
回答してもらう時間も無駄なので、
お互いのためになりません。
繰り返し発生することが
分かっているなら
あらかじめ来年の
準備をしておけばいいわけです。
弊社の場合は
6月30日が決算日なので、
6/30～8/31までの
2か月間で行う業務は
毎年繰り返す業務なわけです。
6/30には何をやる。
7月1週目には、
棚卸をして、
減価償却のチェックをする、
そして、8月4週目には
納税するという
ルーチーン作業を
マニュアル化しておけば
本当に効率が良くなります。
期限が来たから、
「ヤバイ、、、やらなくては」
となって動き出しても
スムーズにはいきません。
その作業を、
思い出す時間も必要ですし、
実際の作業にも時間がかかります。
やるべき作業が
決まっているのであれば、
すべて前倒しして
進めるように意識するだけで、
かなりスムーズになるはずです。
