こんにちは！
日本訪問マッサージ協会の藤井です。
月末月初は、
訪問鍼灸マッサージの
レセプト作業など
事務関連の業務が忙しくなります。
忙しくなると
どうしてもミスが発生しがちです。
先日、久しぶりに当院で
レセプトの返戻がありました。
複数名でチェックしているのですが、
盲点的なところを
指摘されての返戻でした。
ただ、ミスして
返戻になってしまった事は
仕方ないですが、
大事なことは
同じミスを繰り返さない事です。
さて当院では、
毎月25日頃になると
当月の事務作業の
ルーチンが動き出します。
月末月初は、
普段の施術に加えて、
・医師の同意書の
期限切れチェック
・施術回数のチェック
・往療距離のチェック
・領収書の作成
・レセコンソフトへの入力
などなど、
事務処理系の作業を中心に
やることが沢山あります。
もしかしたら、
「ああ、面倒くさい～」
「自分でやりたくないなぁ～」
「誰か代わりに
やってくれないかなぁ～」
と感じて
腰が重くなると言う人も
少なくないのでは
ないかと思います。
こんなやる気のない状態で、
事務処理をすると、
かなりの確率で
ミスをして、返戻されるような
事態が起こってしまうのです。
そこで、僕は出来るだけ
ミスをしないように
この事務処理系の
作業については、
作業を仕組化する流れを作りました。
具体的には、
作業の進め方に
独自のフォーマットを作り
それを、
「才能」
「意志の力」
「記憶力」
などに関わらず
誰でも再現できるような
ルーチンを作ることにしたのです。
毎月の事務処理系の
仕事を仕組化することで
事務系の仕事に対するストレスは
明らかに軽減しました。
例えば、当院の事務処理に関する
チェックシートがあるのですが、
これは、エクセルで作成され
院内の共有フォルダに入っているので
スタッフはその都度いつでも
取り出してみることが出来ます。
各項目が具体的に
細かい手順まで書かれて
チェックシートを
担当者がプリントして上から順番に
ひとつひとつ確認し、
済んだら
TO-DOリストにチェックマークを
付けて行けばいいだけの
状態にしてあります。
事務処理作業を行う中で、
当たり前のことから、
ついつい見過ごしやすい細部まで
とにかくあらゆるやるべきことが
全てチェックシートに
なっています。
なので、担当者はいちいち
次に何をすればいいのだろうい？
と考えることが無く、
掛かれている通りいに上から
サクサクとこなしていけば
いいわけですから
簡単な上に、
ミスも極力少なくなるわです。
この、チェックシートを
最初に作ったのは藤井ですが、
次から担当スタッフに
管理や更新をまかせるようにし、
新人スタッフに
引き継ぐことで、その都度、
チェックシートは更新され、
よりバージョンアップした
マニュアルへと変化していくのです。
このチェックシートが
あるお陰で、
「ああ、面倒くさい～」と
思っていた作業が、
頭を使わず、
流れ作業の要領で
サクサクと作業を
完了させることが出来ます。
もし、現時点で
チェックシートなどが無い場合は、
一度、自分がやっている事務作業の
細かく棚卸してみて、
やることを細かく細分化して
フォーマットを
作ることをお勧めします。
すっごく楽になりますから^^
