こんにちは、
日本訪問マッサージ協会の藤井です。
師走に入り、
やることは盛りだくさんだと思います。
年度末に納める仕事として
・お客様先への挨拶回り
・治療院のレセプト業務
・事務処理
・事務所の大掃除
・来年度の経営計画
・ケアマネさんへの年賀状作成
…などなど。
12月後半に近付く度に
仕事量が増えてしまい、
バタついてしまいます＾＾；
プラスして、年明けに
行う業務のことも
同時進行で考えると
頭がパンパンになってしまい…。
まさに『師走』の名に
ふさわしく、
業務に走り回るような
日々を過ごしてしまいます。
ですが、僕自身
数年前に
「年度末は、特にこういったことに
気を付けながら、タスク管理を行おう！」
と考えて、
その行動を落とし込んだ結果、
ある程度、落ち着いて仕事納めを
することが出来ています。
その気をつけることとは、
何だと思いますか？
それは、
『優先順位を細かくつけること』
です。
具体的には、
２つのポイントがあります。
1.今年度・来年度の仕事の
ボーダーラインを決めておく
まず最初に、
『今年行うべき仕事』と
『来年行うべき仕事』の
ボーダーラインを
決めておきましょう。
例えば、今年中にやる仕事として
・レセプト処理
・得意先への挨拶回り
・大掃除
などはやるべき必要が
あると思います。
ですが、それにプラスして
「そういえば、院内のカルテ
整理しないとだったなー…。
年末、時間ある時にやろうかな。」と
納期が特に決まっていない
タスクをぽんっと放り込んでしまったら…。
納期があり、
優先順位が高いタスクが終わらずに、
後で大変なことになってしまいます。
ある程度、自分の中で
大まかに『今年やるべき』
『来年やるべき』タスクの
ライン決めをして、
今年中に絶対やらないといけない
タスクを見極めて、
着手していきましょう。
2.今やるタスクと後でいいタスクを分ける
更にタスクを細分化すると、
「今やるべき仕事」と
「後日でもいい仕事」は
分けることが出来ます。
細かくいうと、
『優先順位』、『納期』を確認した上で
その順番付けを
行うと、良いでしょう。
それを行うことで、
今すぐ着手するべきタスクと
そうではないタスクを見極めて、
効率的に仕事を行うことが
出来るからです。
例えば、
年賀状を明日までに
出さないといけないのに
「あ、そういえば…この前のレポート。
年明けに提出だから
今の内に書いておいて…。」と
明日やっても良いタスクを
優先させた結果、
年賀状が指定日に、
クライアント先に届きませんでした！
となったら…。
何で今日やるべき仕事を
やらなかったんだろう…と、
先方から呆れられてしまうかもしれません。
年度末はとにかく、タスクを細分化して
優先順位を付けた上で行動をすること！
これに限ります。
いかがでしたか？
12月最終週に
「仕事が終わらないー！」や
「あの時、あのタスクをやったが故に、
こんなに苦しめられるとは！」
と、嘆かないためにも…。
今段階から、
タスクの洗い出しをして、
早めに着手したほうがいいものは
今から始めておく。
自分の仕事の
ボーダーラインを見直して、
後回し（来年でいい）タスクは
来年のTo doリストに追加しておく。
これらをやっておくことで、
年末最後の出勤日は
すっきりした状態で
終えることが出来るはずです。
来年度、すっきりとリフレッシュした状態で
仕事に取り掛かれるよう、
12月のこの時期から
仕事納めに向けての
準備をしておきましょう！
