こんにちは、
日本訪問マッサージ協会の藤井です。
訪問治療院の運営をしていると、
日々やることが
山のようにありますよね。
日報の記入、
レセプトの確認、
同意書の管理、
患者さん対応、
スタッフの相談対応、
そして訪問施術の段取り……。
この中で、実は
「年に1回だけ」発生する業務って、
ありませんか？
例えば、
・お中元や年賀状の発送
・決算資料のまとめ
・銀行への事業報告対応
・各種関係者様向けの年次資料提出
こういったものって、
1年に1回だからこそ…
「去年どうやってやったっけ？」
「何を用意すれば
良かったんだっけ？」
と、毎回思い出すところから
始まるんです。
僕自身も、6月末が決算なので、
今まさにその「年1回業務」の
ど真ん中にいます（笑）
減価償却の確認や棚卸し、
会計ソフトとの突き合わせ…。
「こんな面倒なこと、
1年に1回で良かった…」と
毎年思っていま
でも、来年の今頃も
同じことを言ってるんですよね（苦笑）
だからこそ僕は、
来年の自分への
「引き継ぎメモ」を
残すことをオススメしています。
例えば、、
・ 6月末には銀行口座の残高確認
・ 7月上旬には決算書類のチェック
・ 8月第4週には税金の納付予定リマインド
これらを簡単に、Googleカレンダーや
ToDo管理アプリに
入れておくだけで、
翌年の「思い出すコスト」が激減します。
治療院の業務って、
何かと「突発」が多い業種です。
だからこそ、「定例業務」こそ
効率化しておかないと、
余計なエネルギーを
奪われてしまいます。
しかも、自分しか覚えていない業務が
多いのが個人院の特徴です。
「それ、先生しか分からないですよね？」
ってスタッフに言われた時の、
あのヒヤッと感…
この業務を
他人に渡したいと考えているなら、
尚更マニュアル化は必須です。
特に、年に1回だけ
発生する「盲点業務」こそ、
早めに記録しておくと、
未来の自分やスタッフが、ラクになります。
1年後、あなたは同じように
「去年どうやったっけ？」と言っていませんか？
それとも「もう準備終わってるよ」
と余裕でお茶を飲んでいますか？
未来のあなたが笑っているように、
今からちょっとだけ、動いてみましょう。
