「思考系 vs 作業系」あなたは、どっち!?

こんにちは!
日本訪問マッサージ協会藤井です。

6月も下旬に入り、月末事務作業
準備に取り掛かっている方も
多いと思います。

訪問鍼灸マッサージ院
仕事には大きく分けて、

「作業系仕事」と「思考系仕事」

に大別されます。

院長(経営者)としては、

「思考系仕事」

に重点を置くべきですが、
独立開業したばかりで
事務作業系も自分でやらないと
ならない方もいらっしゃるでしょう。

仕事生産性をあげて、
最小限時間と労力で最大成果を
得るためには、特に「作業系仕事」
仕組化して効率化していくことが
必須です。

「作業系仕事」とは
何なかと言うと、
基本的には、頭を使わないで
処理できる仕事です。

手や体を動かすなどを
行動を伴う実務作業で、
いわゆるルーチンワークってやつです。

訪問マッサージ・訪問鍼灸
場合であれば、

・レセプト用紙作成
・毎月帳簿整理
・同意書や報告書作成
・ニュースレター編集
・保険者から入金確認
・領収書作成
・スケジュール表作成

などでしょうか。

一方、「思考系仕事」については、
頭を使って考える必要がある仕事です。

手や体を使わない代わりに
脳みそに汗をかいて様々な事を
考える知的作用になります。

例えば、

・新規営業プランニング
・別事業企画立案
・分院展開経営戦略
・新人スタッフ人事考課

などでしょうか。

視点から、あなた1日
仕事を見てみると
おそらく80%が「作業系」に
費やしていると思います。

本来であれば、「思考系仕事」に
時間と労力を費やすべきです。

なぜならば、思考系仕事から生まれた
新規アイデアや新規事業が
将来売上に繋がっていくからです。

本来であれば、
「思考系 : 作業系
= 80 : 20」
程度が望ましいですが、
個人経営場合は、作業系部分も
やらざるを得ない部分はあります。

だからこそ、こ
「作業系仕事」については
仕組み作りが必要であり、これによって
時間と労力徹底的な効率化を
図らなくてはなりません。

例えば、ようなtodoリストを
作ってチェックするだけでも
かなり効率化が図れます。

↓↓↓↓↓

□1日 レセコン 入力・出力(国保)
   マッサージ・鍼灸
□2日 レセコン 入力・出力(医療助成)
   マッサージ・鍼灸
3日 レセコン 入力・出力(後期高齢者)
   マッサージ・鍼灸
□4日 封入作業(各保険者宛て)、
   切手貼り付け
  (※東京都後期は240円)
□5日 東京都北区医療助成処理
   (申請書、請求書、
   領収書、レセプトcopy)
□5日 償還払い患者様書類作成
□7日 封筒をポストに投函(駒込駅前郵便局)
□7日 北区国保と北区障害福祉に提出書類を持参
□8日 各保険者から入金確認
   (三菱東京UFJ口座)
10日 ※保険者 締切り
□16日 ニュースレター編集
   (○○号と編集後記)
□16日 ニュースレター出力(50部)
□16日 ニュースレターホチキス止め
□20日 前月度施術回数を
    業務委託エクセルに反映
□21日 施術スタッフに前月度
    回数・金額確認メール送信
□21日 施術スタッフに今月度
    回数確認メール送信
□24日 施術スタッフ前月分請求額を
    振り込み(三菱UFJ駒込支店 ATM)
□25日 ドクター再同意作成
□25日 封入作業(依頼書、再同意書、
    返信用封筒(84円切手))
    各ドクター宛
□25日 切手貼り付け(※Aクリニックは
    92円切手)、封筒をポストに投函
    (駒込駅前郵便局)
□26日 今月明細書、来月予定表作成
    (dropbox保険診療ォルダ内)
27日 有料老人ホーム次月度
    予定スケジュール表作成、
    今月度回数・金額確認表を提出
□30日 施術スタッフに今月度明細書、
    予定表、ニュースレターを渡す
□30日 ご家族様に請求書を郵送
□30日 集金業務

ように「作業系仕事」
仕事については、ツール、システム、
マニュアルを準備しておくことで
短時間で処理することが可能になります。

ようにして、作業系仕事時間を
極力減らしていき、思考系仕事時間を
作って行かないと、次展開が
拓けてきませんからね^^

是非、今自分が行っている
作業系仕事については
仕組化できるところがないか今一度
チェックしてみてください。