こんにちは、
日本訪問マッサージ協会の藤井です。
施術のスケジュール管理や、
急なキャンセルへの
対応に悩んでいませんか？
訪問治療院を経営する上で、
予約のドタキャンや無断キャンセルは
大きな課題です。
スケジュールが乱れると、
売上が減るだけでなく、
スタッフの時間も
無駄になってしまいますよね。
特に固定の予約が少ない場合、
キャンセルが増えると
経営に大きな影響を及ぼしかねません。
そこで今回は、予約の安定化と
キャンセル防止のための
具体的な工夫について
お話しします。
すぐに実践できる内容ですので、
ぜひお試しください！
１：曜日と時間を固定し、予約を習慣化する
訪問治療院の多くでは、
「この曜日の
この時間はこの患者さん」と
ある程度決まったスケジュールで
施術を行うことが一般的ですが、
毎回予約を取り直している方も
いるのではないでしょうか？
もし毎回「来週の予定はどうしますか？」と
聞いている場合、
患者さんが迷ったり忘れたりする
可能性が高くなります。
大切なのは、患者さんに
「決まった曜日・時間に訪問してもらえる
という安心感を持ってもらうことです。
例えば、施術後に
「次回も同じ曜日・時間で大丈夫ですよね？」
と自然に確認し、
固定の予約確認を取ることが重要です。
患者さんが迷っているようであれば、
「変更することは可能なので、
必ず事前にご連絡くださいね」
と伝えることで、
気軽に固定予約を
受け入れてもらいやすくなりま
また、「ご都合が悪くなった場合は
お早めにお知らせください」
と一言添えておくことで、
無断キャンセルのリスクを
減らすことが
２：前日リマインドを習慣化し、
当日の急なキャンセルを防ぐ
訪問治療院では、
当日の急なキャンセルが
大きな問題になりがちで
患者さんが予約を忘れてしまったり、
予定を勘違いしていたりする
原因で、予定通りに施術が
できないケースも少なくありません。
こうした事態を防ぐためには、
事前にリマインドを行うことが
非常
たとえば、前日のうちに
「明日１４時に伺います」と
軽く確認の連
患者さんの意識が変わります。
電話でもよいですが、
最近ではLINEや
ショートメール（SMS
活用することで、
手軽にリマインドを送ることができます。
また、患者さんに
「次回の訪問日をカレンダーに
書いておいてくださいね」
と伝えることで、
患者さん自身が
スケジュールを
意識する習慣をつ
３：キャンセル時の
振替訪問ルールを決めておく
当日キャンセルが発生すると、
その時間が空いてしまい、
効率的な
スケジュール運営が難しくなります。
これを防ぐために、
キャンセルが出た際の
振替訪問の
ルールを作ることも重要です。
たとえば、「当日キャンセルの場合は、
可能な限り他の日に振り替
と事前に伝えておくことで、
キャンセルが発生しても
売上を確保し
また、「キャンセルすると、
しばらく施術を受けられない
可能性が
と伝えておくことで、
患者さんに
「なるべくキャンセルしないよう
という意識を
持ってもらうことも大切です。
特に、定期的な施術が
必要な患者さんほど、
このルールを設けることで
キャンセルを減らす効果が期待できます
４：家族との連携で無断キャンセルを防ぐ
高齢の患者さんの場合、
ご本人が予約を忘れてしまうケースが
多く
そのため、同居している方の場合は
家族の協力を得ることも
大切な
「次回の訪問は〇月〇日〇時です」と
家族にも伝えておくことで、
ご家族がリマインドしてくれたり、
予定を管理してくれたりするこ
期待できます。
特に、同居している
ご家族がいる場合は、
家族に伝えるだけで無断キャンセルの
リスクを大幅に減らせます。
また、施術後に
「次回の訪問日を
家族と共有してくださいね」
と声をかけるだけでも、
患者さん自身の意識が変わり、
予約を守る習慣がつきやすくなります。
スケジュール管理を
簡単にする手書きカレンダーの活用
「デジタル管理が
苦手な患者さんが多くて、
どうしても
予定を忘れ
と、
悩んでいる治療院経営者の方も
いるかもしれません。
その場合、
シンプルな方法ですが、
手書きカレンダーを
活用するの
「〇〇さんの訪問日はこの日です」と
書いたカレンダーを患者さん
目に付きやすい場所に
貼ってもらうだけで、
無断キャンセルを
減らすことが期待できます。
また、ご家族が
管理できる場合は、家族の方に
カレンダーを用意してもらうことで、
さらに予約の安定化につなが
訪問治療院の経営では、
ちょっとした工夫を積み重ねることで、
予約の安定化と
キャンセル防止が可能になります。
今回ご紹介した方法は、
どれも簡単に
実践できるものばかりですの
ぜひ試してみてください。
