こんにちは、
日本訪問マッサージ協会の藤井です。
先日、息子の
中学校の学園祭がありました。
学校にとっても学生にとっても
年に1度の大きなイベントです。
多くの来場者がくるので
その方たちをフォローするような
役目を頂いたようで
一番大変だったことは何か？を
聞いてみたところ、
「大人数に指示を出したいのに
隣の人たちで話してしまい
自分の声がと通らず…。
意思の疎通が取れなくて
大変だった！」
とのことでした。
確かに、大人数の人たちに
指示を出す際に
隣の人と話している方が
10名いたとしたら…。
どんなにヒソヒソ話を
していたとしても
それが×10名になるため
雑音がひどくなり
指示する声が
通りにくくなるでしょうね＾＾；
僕も、コロナを
契機に大きなイベントをする
機会は少なくなりましたが、
以前は、当協会主催で
100名以上が来場するような
セミナーを仕切っていたました。
日曜日開催のセミナーの場合は、
社員さんもお休みなので
頼ることは出来ません…。
一人で100名以上の
セミナー参加者様を
どのように対応したのか？
今回は、その内容を
シェアさせていただきますが
大事な点が３つあります。
1.役割分担をしっかりする
僕が一人で担うのではなく、
チームとして役割分担をすれば
もっとスムーズに進行をすることが
出来るのではないかな？と思いました。
チームと言っても
社員さんもいませんし、
昔から知っている会員さんも
居ない中で即席のチームを
作る必要があります。
即席チームの作り方は簡単です。
セミナー会場に早く到着した方に
お願いするのです＾＾
「13時から開始のセミナー開催について、
少しだけお手伝いいただけますか？
本日のセミナーは最前列の
特別な席をご用意させて頂きますので」
と言って^^
これで、
早く会場に到着した3名＋藤井の
4名即席チームの完成です。
この4名で役割分担をする必要があります。
例えば、
受付担当はAさん
会場誘導はBさん、
資料の配布はCさん、
などと
メンバー一人一人に
確定で役割をつけます。
この役割をつける際に
立候補制ではなくて
僕が
「Aさんは受付をお願いします！」と
一人一人に声をかけることで、
役割に対して
自覚の念が芽生えます！
さらっと伝えるのではなくて、
敢えて、個々に対して伝えることが
大事なポイントです。
2.スケジュールを明確に、何度も伝える
当日のスケジュール、
開始時刻が13：00の場合は、
それまでに
こんな項目を何分程度で
対応するなどの
作業の目安を相手に伝えた方が
進行通りに進みます。
というのも、即席チームですので
初めての業務で、どの程度の
作業時間で対応するか
わからないこともあります。
その際に、ちゃんと細かく
作業時間の目安を伝えて、
共通認識として押さえておく！
これをするかしないかで、
当日の進め方が
一気にスムーズになるでしょう。
3.時には最新技術も活用！
大規模な会場の場合は、
チームメンバーに指示を通す為に
大声を出さないと届かないこともあります。
ただ、毎回毎回、
大きな声を張り上げていたら
主催側の体力が削られますよね。
そんな時は、
即席チームの4人で
LINEグループを作成します。
主催の指示を正確に伝えるために
声ではなくLINEの文字で伝えるのです。
文字だけでは伝えきれないときは
LINEの通話で
コミュニケーションを取ります。
以上、僕が考える
大人数をまとめる方法に関して
3つのポイントに合わせて
解説をさせていただきました。
これから
本格的な秋・冬の季節に向けて
運動会や忘年会などと
大人数のメンバーを
まとめないといけない方も
増えることでしょう。
その際は、是非
本日お伝えした内容を確認して
実戦に活かしてみてくださいね♪
