こんにちは、
日本訪問マッサージ協会の藤井です。
以前に
【飛躍の訪問組織化実践会】という
講座を開催したことがあります。
その際に
参加して頂いたメンバーは、
かなりお忙しい院長先生ばかりで、
院長一人で、
患者さんを40人施術したり、
毎日の稼働率
（施術時間＋移動時間）が
80%を超えていたりと、
日々、分単位のスケジュールの中で
活動されています。
殺人的スケジュールの中で、
更に、事務作業
（レセプト作成）なども
自分でやってしまうという、
アグレッシブな姿勢は
素晴らしいのですが、
院長以外の人間でも出来るような
事務作業は出来るだけ、
手放した方が良い
というお話をさせていただきました。
もちろん、院長先生たちも
その点は分かっているのですが、
事務スタッフを正社員やパートで
雇用しようとすると、
様々な労務管理が発生したり、
作業をするための事務所を
賃貸しなくてはなりません。
生産性（売上）アップが期待できる、
職種（鍼灸マッサージ師、
営業マン）などは
自院の正社員として
雇用していくのは良いですが、
まだまだ小さい治療院のうちは、
生産性（売上）アップが
そこまで出来ない
事務スタッフについては、
外部サービスを
上手に活用するものアリです。
『本業に専念できない』
という悩みを解決する為に
必要なこと、それは
『外注を使うこと』です。
正社員やアルバイトを
雇用してまでするような
業務ではなく、
ちょっとした業務は
外注をすることで
助かることが多いです。
例えば、ホームページを
作るのを自分でやっていたら、
その分、本業（施術や営業）に
かける時間がかなり減ります。
例え、パソコンが得意な方でも
自分でやっていたら、
1～2か月程度は
かかってしまうかもしれません。
まして、パソコンが苦手な人は、
一生完成しないまま
廃業を迎えてしまう事でしょう。
しかし、外注を使えば、
その時間を本業をするための
時間として確保できるようになります。
本業にかける時間が増える分だけ
売上げも増えます。
外注費はかかりますが、
その分の時間を
生産的に使えることを考え
結局こっちの方が安くつく、
という場合も多いです。
時間ばっかりが過ぎるけど、
仕事が全然進まない
ということも少なくなるでしょう。
「じゃあ、どこで
事務職の外注を探すの？」
という疑問が湧いてくると思います。
外注を使うメリットがわかっていても、
実際にどうやって
探すのかがわかっていないと、
使うことはできませんよね。
そこで、具体的な探し方を
今からお伝えしていきます。
すぐに使えるものが
見つかるかもしれませんよ。
1：身内
自分の妻、兄弟、姉妹などで、
時間があって、
お小遣い稼ぎをしたい人などに
声掛けすると
手伝ってくれる
可能性は極めて高いでしょう。
あなたにとって、最も身近で
血縁関係がある方なので
きっと協力してくれると思います。
あとは、妻の友達の主婦など
血縁関係はなくても、
近所で顔が分かる方であれば
気軽に対応してくれるでしょう。
ただし、気軽に頼めて
安く対応してくれるとは思いますが、
最低限の
パソコンスキルが求められますので、
そのあたりはお願いする前に
簡単なスキルチェックは必要でしょう。
２：ランサーズ、クラウドワークスなど
国内でかなり
大きめの仕事依頼サイトです。
名刺の発注だったり、チラシのデザイン、
ロゴの作成、ウェブページの作成等、、、
外注して需要がありそうなものは
大体依頼できます。
例えば、ロゴや
名刺デザインを発注したら
20件とか30件とか
提案が上がってきます。
そして、その中から
気に入ったものを選ぶ、
という方式で仕事を頼む事もできます。
なので、”失敗するリスク”が
とても少ないです。
使いやすいので
お勧めなサービスです。
登録している方の属性としては、
「現在、子供2人を
保育園に入れてパートに出ておりますが、
水曜、金曜、土曜日の
空き時間に働けたらと思っています。
前職では、主に
経理補助事務・営業事務をしておりました。
専用ソフトにて
請求書発行、雑務等、
事務や経理に関することでしたら
対応可能です。
時間単価：1500円～、
週20時間位の業務可能」
といった方が多いです。
ただ、こういった所に依頼する場合、
重要になってくるのは”誰に任せるか”です。
実際に対面して
仕事をする訳ではないので、
トラブルになる場合ももちろんあります。
なので、慎重に
発注先を決めた方が良いでしょう。
安易に選び過ぎてしまうと、
後で痛い目をみるので・・・
どんな所を見れば
いいのかをお伝えすると、、、
・実績
・プロフィール、自己PR
・実際に対応してみての雰囲気
こういった所ですね。
まずは、自院で行っている
ワードやエクセルを使ってできる
簡単な業務をお願いしてみて、
相性が良さそうな人が見つかったら
定期的に
お願いするのが良いと思います。
３：オンライン秘書サービス
（在宅秘書サービス）
『面倒な事務作業を
やってくれる人が欲しいけど、
人を雇うほどでもない・・・』
こんな時には、
在宅秘書サービスを
使うのも1つの手です。
ある程度のPCスキルを
保持した人が登録されていますので、
パソコン操作が出来る人かな？
などの心配をすることはありませ
僕は、現在スーパー秘書さんという
サービスを使っています。
スーパー秘書さんの良いところは、
自社専属の
マネージャーさんがついてくれて、
「こんな業務って出来ますか？」って
マネージャーさんに投げかけると、
無理です、とは言わずに
何とか対応してくれる点です。
なので、
「訪問治療院の
事務作業出来ますか？」
って聞いていただくと、
「出来ます～！」って
対応してくれるはずです。
他にもgoogleで、
「オンライン秘書サービス」と検索して頂くと、
・フジ子さん
・Kaori-san
・HELP YOU
・For your Business
などなど、類似サービスを提供している
企業さんが
たくさん見つかると思いますので、
比較検討されると良いと思います。
・・・
以上、参考になれば幸いです。
上手く仕事を効率化して、
生産的な時間を上手く増やしましょう！
